gestão de condomínios gestão de condomínios

Como a tecnologia facilita o processo de gestão de condomínios

7 minutos para ler

A gestão de condomínios envolve diversas responsabilidades, por isso não é uma tarefa muito fácil. O síndico precisa observar diversas obrigações previstas pela lei, sempre com o objetivo de defender os interesses do condomínio e garantir o bem-estar dos moradores.

Porém, isso exige algumas etapas burocráticas e muita organização. Afinal, é preciso lidar com contratações, pagamentos, cobranças e conflitos entre os moradores e assim por diante. Então, é importante encontrar formas de facilitar essas tarefas, não é verdade?

É aqui que a tecnologia exerce um papel fundamental: ela pode ser usada para auxiliar a gestão condominial, facilitando a rotina do síndico, além de trazer mais segurança para a administração. Se você quer saber mais sobre o assunto, confira este post!

Controle de contas e de inadimplência

O condomínio tem diversas obrigações financeiras que devem ser observadas para evitar prejuízos, como o pagamento de juros, multas ou cobranças judiciais. Veja algumas dessas obrigações:

  • folha de pagamento de empregados;
  • despesas das áreas comuns (água, energia, gás etc.);
  • custos com manutenção e consertos;
  • pagamento de prestadores de serviços;
  • quitação de impostos.

Por isso, entre as obrigações do síndico está a elaboração de uma previsão orçamentária, a prestação de contas e a cobrança do condomínio. O orçamento deve ser baseado no histórico de despesas dos anos anteriores, com reajustes e uma margem de segurança. Ele é um dos fatores considerados na hora de definir a taxa condominial.

Já a prestação de contas — que deve ser feita anualmente em assembleia e sempre que for solicitada pelos condôminos —, demonstra os rendimentos e as despesas do condomínio, o valor do fundo de reserva, a taxa da inadimplência e outras informações relevantes para a administração.

A cobrança da taxa condominial é fundamental para que o síndico possa fazer todos os pagamentos devidos. Portanto, é preciso identificar as pendências e tomar as medidas cabíveis para combater a inadimplência, como a aplicação de multa e a cobrança judicial.

Em resumo: são várias responsabilidades que exigem um controle detalhado das finanças do condomínio. Para ajudar, existem softwares de gestão e aplicativos que podem auxiliar no registro e na análise de todas as informações importantes para o orçamento.

Armazenamento de documentos

Todas as obrigações financeiras geram algum tipo de documento, como contratos e comprovantes de pagamento. Portanto, o síndico também precisa armazenar toda a documentação em um local seguro, mas de fácil acesso, caso seja necessário verificá-los. Além disso, a gestão de condomínio envolve o armazenamento de outros itens, como:

  • convenção condominial;
  • contratos de prestação de serviço;
  • livro de atas;
  • informações dos condôminos;
  • laudos de segurança do trabalho;
  • extratos bancários.

A tecnologia oferece ótimas soluções para isso. É possível digitalizar os documentos e salvá-los em softwares ou ferramentas de armazenamento em nuvem. Isso evita o manuseio constante (que pode danificar os papéis e aumenta o risco de extravio) e proporciona mais segurança para as informações.

Como esses recursos costumam oferecer ferramentas de buscas, também fica mais fácil para o síndico localizá-los sempre que necessário. Ou seja, não é preciso perder tempo procurando em diversas pastas, no meio de vários papéis.

Comunicação entre os condôminos e o síndico

Uma boa comunicação é essencial para a gestão de condomínios, mas nem sempre é fácil conseguir um horário para conversar pessoalmente, e as notificações escritas nem sempre são vistas. Contudo, existem diversas opções de aplicativos e ferramentas para solucionar esse problema.

O uso de e-mails e aplicativos de mensagens, a criação de grupos online para os moradores ou a contratação de softwares específicos facilitam a comunicação, que pode ser feita a qualquer hora, mesmo à distância. Outra vantagem é que tudo fica registrado, o que permite um controle fácil sobre situações pendentes de solução pelo síndico.

Também existem softwares de gestão com ferramentas de comunicação interna, facilitando a interação entre moradores e síndico, além do controle das informações enviadas e recebidas.

Consultoria jurídica online na gestão de condomínios

A tecnologia também pode ser usada para que o síndico conte com apoio jurídico na gestão condominial. Por meio de aplicativos, como o WhatsApp, é possível entrar em contato com um advogado especializado para auxiliar em diversas tarefas e ter mais segurança em relação ao cumprimento da legislação. A seguir, explicamos como funciona esse serviço.

Esclarecimento de dúvidas

A gestão do condomínio exige conhecimento jurídico em diversas situações, como na contratação de empregados, ao fazer o pagamento de impostos ou na hora de lidar com um conflito entre moradores. Como o síndico não precisa de formação específica, é normal que surjam dúvidas. Nessas situações, a consultoria jurídica online é a solução ideal.

Atuação preventiva

A atuação preventiva é fundamental para evitar problemas ou solucioná-los antes que eles se tornem mais sérios. Por exemplo, antes de fazer uma reforma, é importante conhecer as regras para aprovação e pagamento das despesas. Assim, o profissional auxilia na tomada de decisões, prestando suporte para que todas as medidas tomadas estejam adequadas à legislação.

Lembre-se de que os erros podem gerar prejuízos para todos os condôminos e, em alguns casos, o síndico pode ser responsabilizado, caso tenha agido em desacordo com a lei. Desse modo, essa é uma medida de segurança essencial para garantir a regularidade da gestão e evitar problemas para os moradores e para o próprio síndico.

Apoio nas medidas judiciais e extrajudiciais

Muitas vezes, o síndico precisa lidar com trâmites extrajudiciais ou judiciais para defender os interesses do condomínio, como a necessidade de elaborar ou revisar contratos, ingressar com medidas de cobrança ou apresentar defesa em um processo.

Além disso, quando você conta com uma consultoria jurídica online, o advogado já estará familiarizado com as rotinas do condomínio, o que facilita a atuação profissional.

Para contratar um serviço de qualidade, procure um escritório de advocacia especializado em direito imobiliário e condominial, e que ofereça consultoria online, como a Falleiros Advocacia. Como a função de síndico traz algumas dificuldades, é importante que o condomínio conte com um suporte jurídico adequado e outras ferramentas tecnológicas para facilitar a administração.

Como vimos, a tecnologia pode ser usada para otimizar a gestão de condomínios e traz diversos benefícios. Portanto, vale a pena conhecer melhor essas soluções e avaliar o investimento com os outros moradores.

Se você se interessou pelo assunto e quer saber mais sobre como a consultoria jurídica online pode auxiliar na gestão condominial, entre em contato com a gente e conheça os nossos serviços!

Posts relacionados

Deixe um comentário