gestão de condomínios gestão de condomínios

Como a tecnologia facilita o processo de gestão de condomínios

7 minutos para ler

A gestão de condomínios envolve diversas responsabilidades, por isso não é uma tarefa muito fácil. O síndico precisa observar diversas obrigações previstas pela lei, sempre com o objetivo de defender os interesses do condomínio e garantir o bem-estar dos moradores.

Porém, isso exige algumas etapas burocráticas e muita organização. Afinal, é preciso lidar com contratações, pagamentos, cobranças e conflitos entre os moradores e assim por diante. Então, é importante encontrar formas de facilitar essas tarefas, não é verdade?

É aqui que a tecnologia exerce um papel fundamental: ela pode ser usada para auxiliar a gestão condominial, facilitando a rotina do síndico, além de trazer mais segurança para a administração. Se você quer saber mais sobre o assunto, confira este post!

Controle de contas e de inadimplência

O condomínio tem diversas obrigações financeiras que devem ser observadas para evitar prejuízos, como o pagamento de juros, multas ou cobranças judiciais. Veja algumas dessas obrigações:

  • folha de pagamento de empregados;
  • despesas das áreas comuns (água, energia, gás etc.);
  • custos com manutenção e consertos;
  • pagamento de prestadores de serviços;
  • quitação de impostos.

Por isso, entre as obrigações do síndico está a elaboração de uma previsão orçamentária, a prestação de contas e a cobrança do condomínio. O orçamento deve ser baseado no histórico de despesas dos anos anteriores, com reajustes e uma margem de segurança. Ele é um dos fatores considerados na hora de definir a taxa condominial.

Já a prestação de contas — que deve ser feita anualmente em assembleia e sempre que for solicitada pelos condôminos —, demonstra os rendimentos e as despesas do condomínio, o valor do fundo de reserva, a taxa da inadimplência e outras informações relevantes para a administração.

A cobrança da taxa condominial é fundamental para que o síndico possa fazer todos os pagamentos devidos. Portanto, é preciso identificar as pendências e tomar as medidas cabíveis para combater a inadimplência, como a aplicação de multa e a cobrança judicial.

Em resumo: são várias responsabilidades que exigem um controle detalhado das finanças do condomínio. Para ajudar, existem softwares de gestão e aplicativos que podem auxiliar no registro e na análise de todas as informações importantes para o orçamento.

Armazenamento de documentos

Todas as obrigações financeiras geram algum tipo de documento, como contratos e comprovantes de pagamento. Portanto, o síndico também precisa armazenar toda a documentação em um local seguro, mas de fácil acesso, caso seja necessário verificá-los. Além disso, a gestão de condomínio envolve o armazenamento de outros itens, como:

  • convenção condominial;
  • contratos de prestação de serviço;
  • livro de atas;
  • informações dos condôminos;
  • laudos de segurança do trabalho;
  • extratos bancários.

A tecnologia oferece ótimas soluções para isso. É possível digitalizar os documentos e salvá-los em softwares ou ferramentas de armazenamento em nuvem. Isso evita o manuseio constante (que pode danificar os papéis e aumenta o risco de extravio) e proporciona mais segurança para as informações.

Como esses recursos costumam oferecer ferramentas de buscas, também fica mais fácil para o síndico localizá-los sempre que necessário. Ou seja, não é preciso perder tempo procurando em diversas pastas, no meio de vários papéis.

Comunicação entre os condôminos e o síndico

Uma boa comunicação é essencial para a gestão de condomínios, mas nem sempre é fácil conseguir um horário para conversar pessoalmente, e as notificações escritas nem sempre são vistas. Contudo, existem diversas opções de aplicativos e ferramentas para solucionar esse problema.

O uso de e-mails e aplicativos de mensagens, a criação de grupos online para os moradores ou a contratação de softwares específicos facilitam a comunicação, que pode ser feita a qualquer hora, mesmo à distância. Outra vantagem é que tudo fica registrado, o que permite um controle fácil sobre situações pendentes de solução pelo síndico.

Também existem softwares de gestão com ferramentas de comunicação interna, facilitando a interação entre moradores e síndico, além do controle das informações enviadas e recebidas.

Consultoria jurídica online na gestão de condomínios

A tecnologia também pode ser usada para que o síndico conte com apoio jurídico na gestão condominial. Por meio de aplicativos, como o WhatsApp, é possível entrar em contato com um advogado especializado para auxiliar em diversas tarefas e ter mais segurança em relação ao cumprimento da legislação. A seguir, explicamos como funciona esse serviço.

Esclarecimento de dúvidas

A gestão do condomínio exige conhecimento jurídico em diversas situações, como na contratação de empregados, ao fazer o pagamento de impostos ou na hora de lidar com um conflito entre moradores. Como o síndico não precisa de formação específica, é normal que surjam dúvidas. Nessas situações, a consultoria jurídica online é a solução ideal.

Atuação preventiva

A atuação preventiva é fundamental para evitar problemas ou solucioná-los antes que eles se tornem mais sérios. Por exemplo, antes de fazer uma reforma, é importante conhecer as regras para aprovação e pagamento das despesas. Assim, o profissional auxilia na tomada de decisões, prestando suporte para que todas as medidas tomadas estejam adequadas à legislação.

Lembre-se de que os erros podem gerar prejuízos para todos os condôminos e, em alguns casos, o síndico pode ser responsabilizado, caso tenha agido em desacordo com a lei. Desse modo, essa é uma medida de segurança essencial para garantir a regularidade da gestão e evitar problemas para os moradores e para o próprio síndico.

Apoio nas medidas judiciais e extrajudiciais

Muitas vezes, o síndico precisa lidar com trâmites extrajudiciais ou judiciais para defender os interesses do condomínio, como a necessidade de elaborar ou revisar contratos, ingressar com medidas de cobrança ou apresentar defesa em um processo.

Além disso, quando você conta com uma consultoria jurídica online, o advogado já estará familiarizado com as rotinas do condomínio, o que facilita a atuação profissional.

Para contratar um serviço de qualidade, procure um escritório de advocacia especializado em direito imobiliário e condominial, e que ofereça consultoria online, como a Falleiros Advocacia. Como a função de síndico traz algumas dificuldades, é importante que o condomínio conte com um suporte jurídico adequado e outras ferramentas tecnológicas para facilitar a administração.

Como vimos, a tecnologia pode ser usada para otimizar a gestão de condomínios e traz diversos benefícios. Portanto, vale a pena conhecer melhor essas soluções e avaliar o investimento com os outros moradores.

Se você se interessou pelo assunto e quer saber mais sobre como a consultoria jurídica online pode auxiliar na gestão condominial, entre em contato com a gente e conheça os nossos serviços!

Posts relacionados

7 thoughts on “Como a tecnologia facilita o processo de gestão de condomínios

  1. This design is steller! You certainly know how
    to keep a reader amused. Between your wit and your videos, I was almost moved to start
    my own blog (well, almost…HaHa!) Great job. I really loved what you
    had to say, and more than that, how you presented it.
    Too cool! 0mniartist asmr

  2. This is the right blog for anybody who would like to find out about this topic.
    You understand a whole lot its almost hard to argue with you (not that I actually would want to…HaHa).
    You certainly put a fresh spin on a subject which has been discussed for
    a long time. Excellent stuff, just wonderful! asmr 0mniartist

  3. Its such as you read my thoughts! You seem to grasp a
    lot about this, like you wrote the e-book in it or something.
    I think that you can do with a few % to power the message house a
    bit, but other than that, that is magnificent blog.
    A fantastic read. I’ll certainly be back. 0mniartist
    asmr

Deixe um comentário